マイナンバー制度とは、住民票を有する全ての方に１人１つの個人番号（マイナンバー）を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、市町村、ハローワーク、年金事務所、税務署等の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

各企業様から寄せられる質問事項についてまとめました。

個人番号の収集に関するＱ＆Ａ

１．税や社会保険の手続きに関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年1月（個人番号の利用開始）以前に、従業員などから個人番号を収集することは可能

内閣官房平成27年2月16日発表で、個人番号の通知を受けている本人から、平成28年1月（予定）から始まる個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することは可能です。とされました。したがって、企業は、社員に対して、今年12月の年末調整・扶養控除等申告書の回収時に、個人番号を収集するため、通知カードのコピーを社員本人から収集することができます。

２．社員が本人、または扶養家族の個人番号提供を拒んだ場合

内閣府のＱ＆Ａでは、「法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください、それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください」とあります。
「提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。」が国税庁の見解です。現実的には、就業規則に秘密保持規定とともに「社員は、正当な理由なく、本人及び被扶養者の個人番号
の会社への提出を拒んではならない。」旨を制定することになると考えられます。

３．社員の出向・転籍時に個人番号を出向・転籍先へ通知できるか？

子会社などに、社員が出向・転籍時に個人番号を出向・転籍先へ通知することは、目的外使用として禁止されています。したがって、出向・転籍先で改めて、個人番号を取得することになります。
なお、合併等では、法第19条5号により提供が認められています。